カテゴリー
働き方改革

【働き方改革】コミュニケーションツールを一つに絞るべき理由

こんにちは。吉田です。

あなたは仕事でどんなコミュニケーションツールを使っていますか?
今はメールだけではなく、Slack、Teams、さまざまなプロジェクト管理ツールなど、コミュニケーションツールがたくさん存在しています。

使い方によっては、メールのみだった時代より圧倒的にコミュニケーションしやすくなりました。
それに伴い、コミュニケーションツールが増えた弊害もあります。

そこで今回は、コミュニケーションツールは一つに絞って仕事をしたほうが効率がいいというお話についてご説明いたします。

目次

  • メール以外のコミュニケーションツールが浸透してきた現代
  • コミュニケーションツールが多すぎる弊害
  • プロジェクトとコミュニケーションツールを紐付けることが大事

メール以外のコミュニケーションツールが浸透してきた現代

業務用のコミュニケーションツールが整備されたおかげで、近年、爆発的に普及しています。
昔はメールが主な連絡手段だった企業も、徐々にTeamsやSlackに移行しているようです。

その証拠に、TeamsとSlackの利用者数は年々うなぎのぼりです。
Slackに関しては、利用者数が日本の人口を超えてしまいましたね。

Slackのデイリーユーザー数は急増中、ペースダウンの気配なし

私もIT系の端くれなので、時代遅れにならないようにいろんなコミュニケーションツールを使っています。
確かにTeamsやSlackはチャット形式で連絡ができ、間違えても訂正出来るので、発信速度がとても早くなります。

しかし、コミュニケーションツールが多すぎるせいで生まれる弊害もあります。
これは過去、私がこうむっていた弊害です。

コミュニケーションツールが多すぎる弊害

あるプロジェクトにて採用しているコミュニケーションツールは「メール、Teams、プロジェクト管理ツール」の3種類でした。
なので、一つのプロジェクトの情報が三つの場所に分散している形になります。

こうなってしまうと「どの情報がどこにあるかわからない」という状況に陥ります。

たとえば、メールの場合、調査依頼メールに調査結果メールをかぶせると、話の流れが見えるのでよくやります。
しかし、コミュニケーションツールが多すぎるせいで、その調査依頼がどこにあるのかわからなくなるのです。

よって、調査依頼メールをうろうろ探すのですが、実はTeamsにあって無駄な時間を過ごしたり。
はたまた、見つからなかったのでTeamsで報告したら、実はメールに依頼メールがあって、返信がないために報告されていない!と言われたり・・・。

いやぁ本当にあの時は主導者が頭悪かった・・・。
ちょうどそのときからTeamsを使い始めよう!という機運になっていたんですが、ルール決めしておらず、みんな好きなとこに好きな情報をしまってました。

口頭とかもう論外です。
口頭で依頼されると、依頼情報がどこにあるかわからない状況に陥った場合、延々と三つのコミュニケーションツール内を彷徨うことになります。

これだったらメールオンリーのほうがまだ情報管理しやすかった・・・。

プロジェクトとコミュニケーションツールを紐付けることが大事

ここで言いたいのは、別にTeamsもプロジェクト管理ツールも悪くなくて、「どの情報がどこにあるかわからない」という状況が悪いのです。
よって、それを予防できる策があれば、TeamsもSlackもプロジェクト管理ツールもめちゃくちゃ使えるはずです。

私が思いつく策はコミュニケーションツールを一つに絞ってしまうことです。
Teamsで連絡するならTeamsのみ、メールは使わない!など。

もしプロジェクト管理ツールも一緒に使いたくなったときは、Teamsにプロジェクト管理ツールの情報を載せてあげるなどして、中心となるコミュニケーションツールをみんなで認識することが大事です。
たとえば、プロジェクト管理ツールは基本的にタスクが最小単位になると思いますが、そのタスクへのリンクをTeamsに載せるなどすれば、基本的にみんなTeamsを見るようになります。

そうやってコミュニケーションツールに仕組みやルールを付け加えることで、情報管理が個人の記憶力に頼るような結果にはならないはずです。

さまざまなコミュニケーションツールを使って業務を効率化するためにも、こういった考え方は非常に重要だと思っております。
次からはぜひこの反省を活かしたい・・・。

スポンサードリンク