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働き方改革

【働き方改革】作業指示をメールで行うべき理由

こんにちは。吉田です。

最近の私は「効果的なコミュニケーション」についてよく考えております。
仕事でコミュニケーションを行うにあたって、どのようにやれば効果的か、ということを日々あれこれ考えております。

特に仕事中の指示というのは、正確に、確実に伝えたいものです。
おしゃべりじゃないので、人にきちんと伝わり、動いてもらうことが重要です。

そこで今回は、仕事の場面で効果的なコミュニケーションはメールである理由についてご説明いたします。

目次

  • 作業指示は口頭よりメールで
  • メールで指示をする側のメリット
  • メールで指示を受ける側のメリット
  • メールでやり取りすることのメリット
  • メールで指示するスキルは将来必須

作業指示は口頭よりメールで

仕事をしていると、作業指示を口頭で済ませてしまう人が非常に多く感じます。

指示する側としては、口頭で伝えるだけで終わるため、メールと比べて指示が非常に楽です。
また、指示された側もすぐに質問出来るため、こちらもメールと比べてやり取りが楽です。

一見、メリットだらけのように思えますが、実はそんなメリットはないも同然です。

メールで指示をする側のメリット

指示をする側のメリットとしては、作業内容を文章で書き起こすことにより、自分の頭が整理出来ることです。
自分の言いたい事を整理することで、伝え漏れやあいまいな表現を避けることが出来ます。

口頭で作業指示をすると、内容をなんとなくで伝えてしまいがちで、相手もなんとなくの理解度になってしまいます。
その場合、内容の理解が追い付かずに、理解していないことに気付かないまま、雰囲気でコミュニケーションが終わる場合があります。

しかし、実際に他人に手を動かしてもらうためには、明確な理解が必要です。

なんとなく伝わっていない部分は作業者の裁量になってしまうため、そこで双方における認識の違いが発生します。
最悪、作業のやり直しになったら元も子もありません。

また、指示をする側のもう一つのメリットとして、複数人に同じことを指示、共有することが出来るというものもあります。

作業は必ず一人一つということはなく、複数人が一つの作業に当たる時もあります。
そんな時にメールで指示しておけば、お願いしたい人全員に同程度の情報が出回り、ある人物だけ情報漏れしたり、作業者同士で認識差が発生したりすることはありません。

メールで指示を受ける側のメリット

指示を受ける側のメリットとしては、指示が文章で書き起こされているため、指示の再確認が容易だということです。

口頭で指示を受けた際に、たとえメモを取っていたとしても、メモを紛失してしまったり、自分の字なのに何が書いてあるのかわからなくなったりする可能性があります。
また、メールボックスがインターネット上にあれば、常にどこからでも再確認すること出来ます。

また、話しかけてほしくないときに話しかけられるリスクが減ります。

指示を受ける人はたいてい作業者の場合が多く、集中しているときは長ったらしい打ち合わせの打診は避けたいものです。
話しかけられたくないときに聞かされる指示ほど、頭に入ってこないものはありません。

メールでやり取りすることのメリット

双方が受けるメリットとしては、大雑把に言いますと、時間短縮になります。

指示を受ける側はともかく、指示をする側は文章を書き起こす分、時間が増えるのではないか、と思われがちです。
しかし、それは目先の時間にとらわれているだけです。

大局的に考えてみると、作業指示を文章で書くことにより、指示をする側が繰り返し同じ説明をすることを避けられ、伝え漏れや認識齟齬修正のための追加説明も省けます。

また、伝え漏れや認識齟齬により発生する手戻り作業のリスクも減らすことが出来るため、全体的な時間短縮を達成することが出来ます。

メールで指示するスキルは将来必須

上でいろいろ語りましたが、メールでのコミュニケーション力は今後ますます求められる必須スキルとなります。
これからはメールだけではなく、SlackやTeams等のようなチャットコミュニケーションも活発になっていきます。

今後、世の中のテレワーク推進によって、お互いが同じ場所にいないことがますます増えます。
そんなとき、メール(チャット)コミュニケーション力は大きな強みとなります。

電話でいいじゃん、と電話コミュニケーションに逃げる人もいますが、電話だと上述の伝え漏れや認識齟齬の問題は避けられません。
また、今後グローバリゼーションにより、自分と全く異なる時間帯で仕事をする人も出てきます。※日本とアメリカは13時間も時差がある。

自分の伝えたい内容を整理して文章に書き起こす能力は非常に重要です。

社会で求められるコミュニケーション能力の一つは、メールコミュニケーション力なんじゃないかと最近思うくらいです。
逆に、喋るのは得意だが文章がめちゃくちゃな人は、今後ますます生きづらくなるでしょう。

といっても、文章がめちゃくちゃな人は、喋っていることも大抵めちゃくちゃなんですが・・・。

繰り返しになりますが、文章を作成する能力は本当に大事です。
将来的に、一切喋らずにメールやチャットだけで仕事する

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