【働き方改革】管理職のためだけの会議はやめよう

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こんにちは。吉田(@goodda_good)です。

あなたの周りにやたらと会議を仕掛けてくる管理職はいませんか?
ここでいう会議とは、プロジェクトの進捗報告等の定期的な会議のことを指します。

彼らは認識合わせだの、方針決めだのといいながら、まるでプロジェクト全体のことを考えてやっている風を装って、会議をセッティングしてきます。
しかし、実際に手を動かす作業担当者にとってはうっとうしいことこの上ない。

そこで今回は、もはや管理職のためだけとなっている会議という無駄なものをやめて、合理的な方法に切り替えるべき理由をご説明いたします。
管理職の方は良く目を通しておいてください。

    目次

  • 無駄な会議で減る作業者の時間
  • 会議など管理職だけのため
  • ツールを使って会議を減らそう

無駄な会議で減る作業者の時間

プロジェクトの進捗管理は非常に重要ですが、わざわざ一堂に会してやる必要はありません。
進捗状況確認のための会議など、作業者にとっては時間の無駄です。

そもそも自分が関係している話題が常に会議の中で話されているわけではないので、それ以外の時間は完全に無駄な時間です。
自分に関係しない話題のときは今日の晩飯でも考えていたりする人も多いのではないでしょうか。

「この会議の時間であの作業終わらせられたわ・・・」と考えたことありませんか?

無駄な会議によって、作業者の手が止まり、プロジェクトの進捗も止まり、誰も得しません。
「なんでプロジェクトの進捗が悪いんだろう?」とか思ってる場合じゃありませんよ。

会議など管理職だけのため

先ほども述べましたが、会議をやたらセッティングしてくる管理職は、あたかもプロジェクトのためだと猛進しています。
しかし、結局は自分のためにやっている場合が多いです。

プロジェクトを進めたいからというより、自分が安心したいから、報告をまとめるのが面倒だから、という管理職側の怠慢です。
作業担当者から話を聞き、口頭で適当にコメントをして終わらせる、非常に堕落した会議が多いです。

本当にプロジェクトのためを思って、作業担当者のことを思っているなら、口頭がメインの会議ではなく、メール等の文書に起こすべきです。
メリットは以下の記事でもお伝えしていますが、あとから見返せる、認識齟齬を回避できる、などがあります。

ツールを使って会議を減らそう

先ほど「会議は一堂に会する必要はない」と申し上げましたが、今は進捗管理のためのツールはあふれています。
電話しかなかった時代は、同じ場所にメンバーが揃って進捗管理しなければなりませんでしたが、今はそうではありません。

進捗管理に特化したツールはありますが、Microsoft TeamsやSlackなど、チャット形式を採用した汎用的なコミュニケーションツールでも進捗管理は可能です。
Microsoft Teamsなどは、Web会議にも対応しておりますので、口頭でしか進捗管理が出来ないだらしない管理職でも対応できます。

Web会議であれば、作業担当者が会議室に行く手間と時間が無くなり、自分と関係のない話題のときはマイクをミュートにして内職できるので、非常に効率的です。
会議といっても、スクリーンを複数人で見て、会話をするだけなのですから、Web会議で十分に代替できます。

管理職の方は是非これを機にWeb会議に挑戦してみてください。

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