【働き方改革】会議を長くする決定的理由

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る

スポンサードリンク

こんにちは。吉田(@goodda_good)です。

日頃仕事をしていて、会議長いなーと感じることはありませんか?
何か議論はしていて、進んでいるようには見えても、当初予定していた時間を大幅に過ぎて終わる、という経験がある方も多いはずです。

一体何が会議を長くさせてしまうのでしょうか。
今回は、私が経験した「会議を長くしてしまう要因」についてご紹介いたします。

    目次

  • 会議とかいう謎の儀式
  • 会議をすぐに始めない
  • 結論を明言しない
  • 会議の途中で余計なことを閃く
  • 会議を長引かせるすべての原因
  • 会議とは何かを全員が知っていれば、知恵もスキルも要らない

会議とかいう謎の儀式

会社員として生きてきて、必ず執り行われる儀式、それが「会議」
本来、ある話題に対して意思決定するために、みんなで集まって知恵を振り絞り、結論を出すという行事ですが、往々にして長引きます。

私も数多くの会議に出席してきましたが、定刻どおりに終わった会議は全体の1割程度という体感です。
だいたい10分15分、酷い時で予定していた時間の2倍かかったりする意味不明な会議もあったりします。

なぜ、会議は長くなってしまうのか。
私が出席した会議で見られた、会議を長くする原因と思われる内容を書いてみました。

会議をすぐに始めない

まず一つ目です。
常識的に考えてありえないんですが、「時間が過ぎたのになかなか始まらない会議」です。

参加メンバーが続々着席、会議に使用するスライドも調子よく映し出され、どれ始めるべ、と思ったら大事なキーマンである○○さんがいない。
もしくは、参加者が全員揃ったが、個別でぺちゃくちゃ喋っているグループが多数いて、仕切り役がなかなか始めずにダラダラする、などなど・・・

始業時間はやたら厳しいくせに、仕事中のイベント開始時間にはやたらルーズ。
学校で習った5分前ルールは、一体どこに行ってしまったのでしょうか。

そして、往々にしてこんなだらけたメンバーによる会議というものは長引きます。
開始時間も守れない人間が終了時間を守るなんてそんなそんな・・・。

なので、会議は開始時間が来たら、問答無用で始めましょう。
始めなければ、終わらないのです。

結論を明言しない

先にも書きましたが、会議というものは、ある議題に対してみんなで議論し、決定づけて終わるのが本来のあり方です。
つまり、最終的に結論を出さなければ、ただ喋っているだけに過ぎません。

それなのに、ある程度喋って材料が出揃ったはずのに、誰も結論を言わない。
本来、仕切り役となるファシリテーターが何か結論を言うべきなのに、ひたすらしゃべり続ける。

もうそろそろこの話、結論出して終わりにしろよ・・・時間押してるぞ・・・とか思っててもお構いなし。
延々と議題の材料を投下し続けます。

こんな人がいては、いつまでも会議は終わりません。
終了時間になって、ようやく熟成されすぎた結論を出して終わるパターンです。

会議の途中で余計なことを閃く

これはイメージとしては、アニメとかで何か思い付いたときに起こるあの演出です。
電球が光ったかの如く、本来の議題から派生させた新しい議題を会議に放り込む人間です。

放り込む物は何かというと、例えば「今日の晩飯はカレーが良いか」という会議中に、突然こんなことを言い出します。
「そういえば、いつもうちが買ってるスーパーのジャガイモが高くなったんだけど、どっかいい店他にない?」

議題と微妙に関連しており、課題でもあるが、今話すべきではない議題を放り込んできて、その場で消化しようとする行為です。
当初、「今日の晩飯はカレーが良いか」という議題に対して時間を設定したのに、別の議題を出してきたら、会議の終了時間は未知数になります。

こういった微妙に関係ありそうで、関係ない話題はしっかりと拒否をしましょう。

会議が長引くたいていの原因はこれです。
やってることが「会議」ではなく、ただの「お喋り」に成り下がってしまっています。

どんどん話題が膨らんで・・・アラ、もうこんな時間!
罪深き存在です。

会議を長引かせるすべての原因

正直これがすべての原因だと思っております。

要するに上三つはしょうがないときもあるんですよ。
事故にあって会議に遅れているのかもしれませんし、まだいい結論があると思っているのかもしれませんし、議題から逸れたくて逸れているわけでもないかもしれません。

すべてはそれらを許してしまう参加メンバー全員の責任です。

会議の時間になったら、きっぱりと始める。
結論が出せそうなら、さっさと出して次の議題に移る。
議題と関係ないことを話し始めたら、すっぱりと切る。

会議におけるよろしくない立ち回りに対する「気遣いに見せかけた甘やかし」がいけないのです。

本来会議とは機械的であるべきです。

議題に対する対応策・解決策を淡々と挙げて、淡々と妥当性を検証する。
ひたすらに事実を並べ、反論があれば論理的な事実をもとにに返す。

+
無駄に人間性を出しているせいで、かわいそうとか恥ずかしいとかいう感情が、会議の質を下げてしまっているのです。

会議とは何かを全員が知っていれば、知恵もスキルも要らない

会議や打ち合わせに関するビジネス書は数多く出版されていますが、上に書いてあること知るだけでも、会議はたいていうまくいきます。
正直、会議や打ち合わせに関するビジネス書なんて、読まなくてもいいほどです。

しかし、会議というものは、一人だけで完結するものではありません。
、このマインドを全員が知っていないと、きっちり仕切った人が浮いてしまうという最悪の事態になります。

日本人はものすごく下手な会議ですが、特に知恵も技も要らず、意識程度でなんとかなるんです。

ちょっと長くなるだけで、多くの人が大量の時間を浪費してしまう会議。
すべての日本人が、もっと淡々と会議に取り組める日を祈っております。

スポンサードリンク

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
  • LINEで送る
 

↓同じカテゴリの最新記事はこちらから

コメントを残す

*